本書第一章就以下的例子作為破題,說明同一件事情不同心態與做法就會得到不同結果,也會對企業產生不同價值:
假如您是個老闆,明天想要召開業績檢討會議,要求您的秘書準備開會相關事項。您希望您的秘書做到?
1.發通知:用電子郵件或是公佈欄上發個會議通知,然後準備相關會議用品,並且參加會議。
2.抓落實:發出通知後,再一一打電話給與會的人做確定,確保每個人都被及時通知到。
3.重檢查:發通知,並落實到人後,第二天在會前三十分鐘提醒與會者參加會議,確定有沒有變動,對臨時有急事不能參加會議的人,立即彙報給你,保證你在會前知悉缺席情況,也預留時間給總經理確定缺席的人是否必須參加會議。
4.勤準備:發通知,落實到人,會前通知後,去測試可能用到的投影、電腦等工具是否運作正常,並在會議門上貼上小紙條:此會議室明天幾點到幾點有會議。
5.細準備:發通知,落實到人,會前通知,也測試了設備,還先了解這個會議的性質是什麼?你想要開會的議題是什麼?然後發給與會者過去與這個議題相關的資料,提供他們參考。
6.做紀錄:發通知,落實到人,會前通知,測試了設備,也提供了相關會議資料,還在會議過程中詳細做好會議記錄。
7.發紀錄:會後整理好會議記錄給你,然後請示你是否發給參加會議的人員,或者其他人員。
8.定責任:將會議上確定的各項任務,一對一地落實到相關責任人員,然後跟當事人確認後,做成書面備忘錄,交給你和當事人一人一份,定期追蹤各項任務的完成情況,並且及時彙報給你。
9.做流程:把上述過程做成標準化的會議流程,讓任何人一秘書都可以根據這個流程,把會議服務的結果做到不依賴任何人的服務體系。
為什麼一件任務不同人的做法都不一樣?你會雇用哪一個秘書呢?如果您是秘書,您是屬於哪一類?
本書強調完成任務不代表就是得到結果,可以提供各位主管在教導部署應有目標/結果導向的精神與作為,而非以打工心態或是消極心態完成您交代的任務,值得推薦作為工作觀念的教育訓練讀本。
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